XRechnung leicht erklärt: Was du ab 2025 wissen musst!

Du hast vielleicht schon von der XRechnung gehört und fragst dich: „Was ist das überhaupt und betrifft mich das?“ Keine Sorge, hier bekommst du die wichtigsten Infos – einfach und klar!

Für wen gilt die Vorgabe?

Ab dem 1. Januar 2025 gilt: Wenn du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (also Behörden, staatliche Einrichtungen, etc.) stellst, musst du XRechnungen verwenden. Spätestens bis 2028 betrifft das auch alle Unternehmen, die im B2B-Bereich (Business-to-Business) tätig sind – aber hier gibt’s Übergangsfristen, also kein Stress!

Kurz gesagt:

• Ab 2025: Elektronische Rechnungen empfangen können.
• Ab 2027: Große Unternehmen müssen XRechnungen stellen.
• Ab 2028: Alle Unternehmen, unabhängig von der Größe.

Wie erstelle ich XRechnungen?

Das klingt vielleicht erstmal kompliziert, ist aber gar nicht so wild! XRechnungen bestehen aus einer XML-Datei, die maschinenlesbar ist. Du musst also nicht unbedingt wissen, wie die Datei aussieht – deine Software erledigt das für dich! Hier sind ein paar Tools, die dir helfen können:

• sevDesk
• Amicron-Faktura
• PDFMAILER

Mit diesen Programmen trägst du wie gewohnt deine Rechnungsdaten ein, und die Software erstellt automatisch eine XRechnung. Die XML-Datei wird dann an deinen Kunden geschickt – der sieht vielleicht nur das gewohnte PDF, aber im Hintergrund läuft alles gesetzeskonform ab.

Wie empfange ich XRechnungen?

Ab 2025 musst du als Unternehmer auch in der Lage sein, XRechnungen zu empfangen. Dazu brauchst du ein Buchhaltungssystem, das mit dem XRechnungs-Format umgehen kann. Gute Nachricht: Viele Programme, die XRechnungen erstellen, können sie auch empfangen. Zum Beispiel:

• sevDesk: Empfang und Verarbeitung in einem Schritt.
• Amicron-Faktura: Einfaches Handling und Speicherung von E-Rechnungen.

Wenn du eine XRechnung per E-Mail bekommst, sorgt deine Software dafür, dass die XML-Datei ausgelesen und in deine Buchhaltung integriert wird.

Welche Ausnahmen gibt es?

Kleinere Unternehmen können aufatmen: Es gibt einige Ausnahmen!

• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro müssen nicht als XRechnung ausgestellt werden.
• Wenn du einen Jahresumsatz unter 800.000 Euro hast, musst du erst ab 2028 XRechnungen stellen.

Wann muss was eingehalten werden?

Hier ist der Zeitplan nochmal klar und deutlich:

• 2025: Pflicht, XRechnungen empfangen zu können.
• 2027: Große Unternehmen müssen XRechnungen ausstellen.
• 2028: Alle Unternehmen müssen XRechnungen ausstellen.

Die XRechnung ist gar nicht so kompliziert, wie sie klingt. Mit den richtigen Tools kannst du dich entspannt zurücklehnen und die Umstellung bis 2028 in Angriff nehmen. Wichtig ist, dass du dich rechtzeitig informierst, welche Tools es gibt und diese vergleichst. Wir stellen zukünftig geeignete Software vor.